TeleRecepcja

Voice-first CRM dla warsztatów

Voice-first CRM for auto repair shops

Pilot

Nagranie nie kłamie.

The recording doesn't lie.

Telefon odebrany, sekretarka AI, wejście z ulicy. Każdy kontakt w jednym panelu. System nagrywa, AI wyciąga dane, mechanik widzi wszystko.

Call answered, AI receptionist, walk-in visit. Every contact in one panel. The system records, AI extracts data, the mechanic sees everything.

Mechanik odbiera

Mechanic answers

rozmowa nagrywana

call is recorded

Sekretarka AI

AI Receptionist

nikt nie odbiera

nobody picks up

Klient z ulicy

Walk-in customer

rejestracja w panelu

registered in panel

Ekstrakcja AI

SMS

Panel warsztatu

Diagnoza Diagnosis

Jak to wygląda dzisiaj

What it looks like today

24 000 warsztatów w Polsce. Codzienność.

24,000 auto repair shops in Poland. Everyday reality.

Telefon w najgorszym momencie

A call at the worst moment

Mechanik leży pod autem, ręce w oleju. Dzwoni klient. Albo nie odbierze, albo spróbuje zapamiętać szczegóły do końca dnia. Przy kolejnym telefonie to już nie działa.

The mechanic is under the car, hands covered in oil. A customer calls. Either they don't answer, or they try to remember the details until end of day. By the next call, that doesn't work anymore.

Karteczki, zeszyty, pamięć

Sticky notes, notebooks, memory

"Który to był rok? Jaki silnik? Kto dzwonił w sprawie rozrządu?" Nie ma systemu. Są karteczki. I nadzieja, że się nie zgubiły.

"What year was it? What engine? Who called about the timing belt?" There's no system. Just sticky notes. And hope they haven't been lost.

Po godzinach = zero

After hours = nothing

Klient dzwoni o 19:00, nikt nie odbiera. Rano mechanik nie wie, że ktoś dzwonił. Klient jedzie do konkurencji.

Customer calls at 7 PM, nobody answers. In the morning the mechanic doesn't know someone called. The customer goes to the competition.

"Mówił Pan, że będzie na piątek"

"You said it would be ready by Friday"

Nie ma dowodu co kto obiecał. Słowo przeciw słowu. Klient niezadowolony, wystawia słabą opinię na Google.

There's no proof of what was promised. It's word against word. Unhappy customer leaves a bad Google review.

2000 złotych, a nikt nie pytał

2,000 zloty, and nobody asked

Mechanik widzi usterkę na podnośniku i naprawia od razu. Klient odbiera auto: "Gdybym wiedział ile to kosztuje, tobym tego nie robił." Brak wyceny, brak zgody, jest problem.

The mechanic spots a fault on the lift and fixes it right away. Customer picks up the car: "If I'd known how much it would cost, I wouldn't have done it." No quote, no approval, there's a problem.

"Co z moim autem?"

"What's happening with my car?"

Klient nie wie co się dzieje. Dzwoni, pyta, przerywa pracę. Mechanik traci 10 minut na szukanie informacji. Razy kilka dziennie.

The customer doesn't know what's happening. They call, ask questions, interrupt work. The mechanic loses 10 minutes searching for information. Several times a day.

"A kto to robił?"

"Who worked on this?"

Dwóch mechaników, jedno auto. Jeden zrobił diagnostykę, drugi przejmuje po przerwie. Co było sprawdzone? Co wymienione? Nikt nie zapisał.

Two mechanics, one car. One did the diagnostics, the other takes over after a break. What was checked? What was replaced? Nobody wrote it down.

"To auto już tu było?"

"Has this car been here before?"

Klient przyjeżdża po trzech miesiącach. Był? Co robiliśmy? Nikt nie pamięta. Każda wizyta zaczyna się od zera.

Customer comes back after three months. Were they here before? What did we do? Nobody remembers. Every visit starts from scratch.

Porównanie Comparison

Bez systemu vs z TeleRecepcją

Without a system vs with TeleRecepcja

Ta sama sytuacja, dwa różne wyniki.

The same situation, two different outcomes.

✖ Bez systemu

✔ Z TeleRecepcją

Telefon dzwoni, mechanik ma ręce w oleju

Phone rings, mechanic's hands are covered in oil

System nagrywa, SMS z podsumowaniem czeka na mechanika

System records, SMS with summary waits for the mechanic

Kartka z "Audi rozrząd piątek?"

Sticky note saying "Audi timing belt Friday?"

Karta zlecenia: Audi A4 2.0 TDI, 2018, KR 5A832, wymiana rozrządu, piątek 10:00

Job card: Audi A4 2.0 TDI, 2018, KR 5A832, timing belt replacement, Friday 10:00

Klient dzwoni 3x: "co z moim autem?"

Customer calls 3 times: "what's happening with my car?"

Klient klika link z SMS-a i widzi status: "W naprawie"

Customer clicks the SMS link and sees status: "In repair"

Nieodebrane o 20:00 = stracony klient

Missed call at 8 PM = lost customer

Sekretarka AI, wyciąga dane, rano zlecenie czeka w panelu

AI receptionist extracts data, job order waits in the panel by morning

"Mówił Pan że będzie na piątek"

"You said it would be ready by Friday"

Pełna transkrypcja + nagranie. Można odsłuchać kto co powiedział

Full transcript + recording. You can play back who said what

Wycena: "jakoś powiedziałem ile to kosztuje"

Quote: "I mentioned the price somehow"

SMS z kwotą, klient odpisuje TAK/NIE, historia w panelu

SMS with amount, customer replies YES/NO, history in the panel

Drugi mechanik przejmuje auto i nie wie co było robione

Second mechanic takes over the car and doesn't know what was done

Skan tablicy rejestracyjnej, pełna historia zlecenia na ekranie

License plate scan, full job history on screen

Klient wraca po miesiącach, nikt nie pamięta

Customer returns after months, nobody remembers

Numer telefonu lub numer rejestracyjny = cała historia wizyt i napraw

Phone number or license plate = full history of visits and repairs

Pipeline

Jak to działa

How it works

AI zamienia rozmowę w gotowe zlecenie. Mechanik zatwierdza i prowadzi klienta.

AI turns the conversation into a ready job order. The mechanic approves and guides the customer.

Klient dzwoni na numer warsztatu

Customer calls the workshop number

Mechanik odbiera? Rozmowa nagrywana, AI wyciąga dane z tego co powiedzieli obaj. Nie odbiera? Sekretarka AI robi to samo.

Mechanic answers? Call is recorded, AI extracts data from what both said. Nobody answers? AI receptionist does the same.

Rozmowa jest nagrywana

The call is being recorded

Klient słyszy informację o nagrywaniu (RODO). Nagranie bezpiecznie przechowywane.

Customer hears the recording notice (GDPR). Recording is securely stored.

AI analizuje w kilka sekund

AI analyzes in seconds

Transkrypcja + ekstrakcja danych. Spam odfiltrowany, zapytania oddzielone od zleceń.

Transcription + data extraction. Spam filtered out, inquiries separated from job orders.

SMS do mechanika i klienta

SMS to mechanic and customer

Mechanik dostaje gotową kartę zlecenia. Klient dostaje potwierdzenie zgłoszenia i link do statusu.

Mechanic gets a ready job card. Customer gets a confirmation and a link to track the status.

Panel warsztatu + samoobsługa klienta

Workshop panel + customer self-service

Telefon, sekretarka AI, wejście z ulicy. Wszystko w jednym panelu. Każde zlecenie przechodzi 6 etapów: nowe → umówione → w naprawie → gotowe → wydane lub anulowane. Klient sprawdza status przez link, nie musi dzwonić.

Phone, AI receptionist, walk-in. Everything in one panel. Each job goes through 6 stages: new → scheduled → in repair → ready → released or cancelled. Customer checks the status via link, no need to call.

AI Extraction

Co AI wyciąga z jednej rozmowy

What AI extracts from a single call

Mechanik rozmawia normalnie. System robi resztę.

The mechanic talks normally. The system does the rest.

gemini-extraction // output.json

LIVE

Klient

Customer

imie_nazwisko Jan Kowalski

telefon +48 601 234 567

Pojazd

Vehicle

marka_model Opel Astra J

rocznik 2015

silnik 1.6 CDTI 136 KM

tablica KR 5AN83

Zlecenie

Job order

powod_wizyty Stuka przy skręcaniu w lewo, nasiliło się po deszczu Knocking when turning left, got worse after rain

oczekiwanie_klienta Diagnoza i wycena naprawy Diagnosis and repair quote

wstepna_diagnoza Możliwe zużycie przegubu lub łożyska koła Possible worn CV joint or wheel bearing

oczekiwany_termin Środa rano Wednesday morning

pilnosc normalna

Automatyzacja Automation

Mechanik mówi, system pisze

Mechanic speaks, system writes

Dyktuj diagnozę, wycenę, SMS. AI zamienia na profesjonalny tekst z podpisem warsztatu.

Dictate the diagnosis, quote, SMS. AI turns it into professional text with the workshop's signature.

Głos → profesjonalny tekst 01–04

Głos zamiast klawiatury

Voice instead of keyboard

Mechanik mówi "puka z przodu po lewej jak jedzie po dziurach". W panelu pojawia się: "Stukanie w okolicach lewego przedniego zawieszenia podczas jazdy po nierównościach." Diagnoza, wycena, notatka, SMS. Wszystko głosem, AI formatuje na czysto.

Mechanic says "knocking from the front left when driving over bumps". The panel shows: "Knocking near the front left suspension when driving over uneven surfaces." Diagnosis, quote, note, SMS. All by voice, AI formats it cleanly.

SMS z wyceną

SMS with quote

Mechanik dyktuje: "klocki plus tarcze, tysiąc dwieście". Klient dostaje profesjonalny SMS z opisem prac, kwotą i podpisem warsztatu. Odpisuje TAK lub NIE. Odpowiedź widoczna w panelu od razu, wycena zaakceptowana lub odrzucona.

Mechanic dictates: "brake pads and discs, twelve hundred". Customer receives a professional SMS with a description of the work, the amount and the workshop's signature. They reply YES or NO. The response appears in the panel immediately, quote accepted or rejected.

Termin przez SMS

Appointment via SMS

Mechanik wybiera datę i godzinę w panelu, widzi podgląd SMS i wysyła. Klient odpowiada TAK lub NIE. Po potwierdzeniu zlecenie automatycznie przechodzi ze statusu "nowe" na "umówione".

Mechanic picks the date and time in the panel, previews the SMS and sends it. Customer replies YES or NO. After confirmation the job automatically moves from "new" to "scheduled".

"Auto gotowe", 1 klik

"Car ready", 1 click

Mechanik klika przycisk. Klient dostaje SMS: "Dzień dobry, Pana Opel Astra jest gotowy do odbioru. Zapraszamy." AI pisze, mechanik nie musi.

Mechanic clicks the button. Customer receives an SMS: "Hello, your Opel Astra is ready for collection. We look forward to seeing you." AI writes it, the mechanic doesn't have to.

Inteligencja systemu 05–09

Poranna odprawa o 8:00

Morning briefing at 8:00

SMS: "3 nowe zgłoszenia, 1 po godzinach pracy". Mechanik zaczyna dzień wiedząc co go czeka.

SMS: "3 new requests, 1 after hours". The mechanic starts the day knowing what awaits them.

Auto-uzupełnianie danych

Auto-fill missing data

AI wie czego brakuje. SMS prosi klienta o numer rejestracyjny. Odpowiada, dane uzupełniają się same.

AI knows what's missing. SMS asks the customer for the license plate number. They reply and the data fills in automatically.

Bez duplikatów

No duplicates

Klient dzwoni drugi raz? System rozpoznaje numer, dopisuje do istniejącego zlecenia.

Customer calls a second time? The system recognizes the number and appends to the existing job order.

Klasyfikacja rozmów

Call classification

AI rozróżnia zlecenie, zapytanie i spam. Zlecenie trafia do panelu, zapytanie do osobnej listy, spam jest odfiltrowany. Mechanik nie jest rozpraszany.

AI distinguishes job orders, inquiries, and spam. Job orders go to the panel, inquiries to a separate list, spam is filtered out. The mechanic isn't distracted.

Śledzenie zmian

Change tracking

Klient dzwoni ponownie i zmienia oczekiwania. System dopisuje nowe ustalenia z datą i godziną obok poprzednich. Mechanik otwiera zlecenie i widzi pełną historię: co, kiedy i jak się zmieniło.

Customer calls again and changes their expectations. The system adds the new details with date and time alongside the previous ones. The mechanic opens the job and sees the full history: what, when and how things changed.

Kontrola 10

Kill switch

Mechanik wysyła SMS "STOP". System pyta o potwierdzenie. Po potwierdzeniu TeleRecepcja wyłączona, telefony dzwonią normalnie bez nagrywania. "START" włącza ponownie.

Mechanic sends SMS "STOP". System asks for confirmation. After confirmation TeleRecepcja is disabled, calls ring normally without recording. "START" enables it again.

Interfejs Interface

Panel mechanika

Mechanic's panel

Aplikacja na telefon. Instalujesz jak apkę, nie musisz nic ściągać.

A phone app. Add it to your home screen, nothing to download.

Dashboard 01–02

Dashboard z kafelkami

Tile dashboard

Nowe3 Umówione2 W naprawie4 Gotowe1 Wydane5 Anulowane0

Jeden rzut oka, wiadomo co się dzieje.

Alerty o zaległych zleceniach

Overdue job alerts

Zlecenie nowe bez ustalonego terminu dłużej niż 48 godzin? Karta podświetla się na pomarańczowo z informacją ile dni czeka. Mechanik widzi od razu co wymaga kontaktu z klientem.

A new job without a set appointment for more than 48 hours? The card highlights in orange showing how many days it's been waiting. The mechanic sees immediately what needs customer contact.

Narzędzia 03–05

Wyszukiwanie

Wpisz numer rejestracyjny, telefon, markę albo imię. Znajdziesz zlecenie w sekundzie.

Type the license plate, phone number, make or name. You'll find the job in a second.

Terminarz i kalendarz

Schedule and calendar

Widok terminów na dziś, jutro i dalej. Zlecenia z potwierdzonym terminem, który minął, a klient nie przyjechał, podświetlone na czerwono. Widok tygodniowy.

View of appointments for today, tomorrow and beyond. Jobs with a confirmed appointment that has passed and the customer hasn't arrived are highlighted in red. Weekly view.

Ostatnie połączenia

Recent calls

Lista 20 ostatnich zleceń: imię klienta, tablica rejestracyjna, marka auta, problem i aktualny status (nowe, umówione, w naprawie, gotowe). Klient dzwonił więcej niż raz? Przy zleceniu pojawia się liczba kontaktów.

List of the last 20 jobs: customer name, license plate, car make, problem and current status (new, scheduled, in repair, ready). Customer called more than once? The number of contacts appears next to the job.

Nowe zlecenia 06–07

Wejście z ulicy: dodaj auto

Walk-in: add a car

Trzeci kanał obok telefonu i sekretarki AI. Klient stoi przed warsztatem? Mechanik mówi do mikrofonu albo wpisuje dane ręcznie. AI wypełnia formularz: imię, marka, tablica rejestracyjna, problem, diagnoza wstępna. Zlecenie trafia do tego samego panelu co telefony.

Third channel alongside phone and AI receptionist. Customer standing at the workshop? Mechanic speaks into the microphone or enters data manually. AI fills in the form: name, make, license plate, problem, initial diagnosis. Job goes into the same panel as phone calls.

Skaner tablic rejestracyjnych

License plate scanner

Zrób zdjęcie tablicy rejestracyjnej. OCR rozpozna numer i znajdzie zlecenie albo założy nowe.

Take a photo of the license plate. OCR reads the number and finds the existing job or creates a new one.

Zarządzanie Management

Karta zlecenia

Job card

Każde zlecenie ma swoją stronę. Tu zarządzasz naprawą od A do Z.

Every job has its own page. This is where you manage the repair from start to finish.

Edycja głosem

Naciśnij mikrofon i powiedz: "zmień diagnozę na zużycie tarcz i klocków hamulcowych, wymiana kompletu". System rozumie które pole edytować i proponuje zmianę.

Press the microphone and say: "change diagnosis to worn brake discs and pads, full replacement". The system understands which field to edit and suggests the change.

Dane, kliknij aby edytować

Data, click to edit

Marka, model, rocznik, numer rejestracyjny, silnik, imię, problem, diagnoza. Wszystko edytowalne jednym kliknięciem lub głosem.

Make, model, year, license plate, engine, name, problem, diagnosis. Everything editable with one click or by voice.

Status, pasek postępu

Status, progress bar

Nowe, Umówione, W naprawie, Gotowe, Wydane, Anulowane. Zmiana statusu jednym przyciskiem. Anulowanie z powodem.

New, Scheduled, In repair, Ready, Released, Cancelled. Status change with one button. Cancellation with a reason.

Akcje jednym kliknięciem

One-click actions

Termin, wycena, SMS, zdjęcie. 8 akcji jednym przyciskiem.

Appointment, quote, SMS, photo. 8 actions with one button.

Zdjęcia

Photos

Zrób zdjęcie usterki, części, tablicy rejestracyjnej. Dowód stanu auta przed i po naprawie.

Take a photo of the fault, parts, license plate. Proof of the car's condition before and after the repair.

Nagranie i transkrypcja

Recording and transcript

Oryginalne nagranie do odsłuchania + pełna transkrypcja. Koniec "słowo przeciw słowu".

Original recording available for playback + full transcript. No more "he said, she said".

Notatki wewnętrzne

Internal notes

Wpisz lub podyktuj: "zamówić filtr", "faktura VAT". AI formatuje na czytelny tekst. Notatki widoczne tylko dla mechanika.

Type or dictate: "order filter", "VAT invoice". AI formats into readable text. Notes visible only to the mechanic.

Historia zlecenia

Job history

Chronologiczny log: SMS-y, odpowiedzi klienta, zmiany statusu. Pełna przejrzystość.

Chronological log: SMS messages, customer replies, status changes. Full transparency.

Historia klienta

Customer history

Klient był już wcześniej? Poprzednie zlecenia, jakie auto, jaki problem, kiedy.

Customer been here before? Previous jobs, which car, what problem, when.

Widok klienta Customer view

Co widzi klient

What the customer sees

Klient dostaje link w SMS-ie do strony ze statusem zlecenia. Bez instalacji, bez logowania.

Customer receives an SMS link to a job status page. No installation, no login required.

Status online

Online status

Klika link, widzi swoje auto, aktualny status, pasek postępu. Nie musi dzwonić.

Clicks the link, sees their car, current status, progress bar. No need to call.

Akceptacja wyceny

Quote approval

Opis prac, kwota. Klient klika Akceptuj lub Odrzuć. Mechanik dostaje powiadomienie.

Description of work, amount. Customer clicks Accept or Reject. Mechanic gets a notification.

Potwierdzenie terminu

Appointment confirmation

Proponowana data i godzina. Klient klika Potwierdzam lub Odrzucam. Po potwierdzeniu zlecenie przechodzi na "umówione".

Proposed date and time. Customer clicks Confirm or Decline. After confirmation the job moves to "scheduled".

"Auto gotowe"

"Car ready"

"Jadę po odbiór" albo "Odbiorę później". Mechanik wie czego się spodziewać.

"I'm on my way to collect it" or "I'll pick it up later". The mechanic knows what to expect.

Demo

Działający system, nie prezentacja

A working system, not a presentation

Wszystko co widzisz na tej stronie działa na produkcji. Chętnie pokażę pełny flow na rozmowie: telefon, transkrypcja, ekstrakcja AI, panel mechanika.

Everything you see on this page runs in production. I'm happy to walk you through the full flow on a call: phone, transcription, AI extraction, mechanic's panel.

Napisz do mnie

Stack technologiczny Technology stack

Jak to zbudowałem

How I built it

Backend: Python + FastAPI

65 endpointów API, async, PostgreSQL, SQLAlchemy ORM, JWT auth, rate limiting

65 API endpoints, async, PostgreSQL, SQLAlchemy ORM, JWT auth, rate limiting

Frontend: React + TypeScript

SPA, PWA (instalacja na telefon), responsywny panel mechanika, widok klienta przez magic link

SPA, PWA (installable on phone), responsive mechanic panel, customer view via magic link

AI: Gemini (multi-model)

Transkrypcja + ekstrakcja danych (2.5 Flash), OCR tablic rejestracyjnych (2.0 Flash)

Transcription + data extraction (2.5 Flash), license plate OCR (2.0 Flash)

Integracje: Twilio + ElevenLabs

Nagrywanie rozmów, SMS dwukierunkowy, sekretarka AI, synteza mowy (TTS)

Call recording, two-way SMS, AI receptionist, text-to-speech (TTS)

Infrastruktura: Docker + VPS

Multi-stage build, Traefik (reverse proxy, SSL), PostgreSQL, Sentry (monitoring), backupy co 6h

Multi-stage build, Traefik (reverse proxy, SSL), PostgreSQL, Sentry (monitoring), backups every 6h

Testy: pytest, 168 testów

Tests: pytest, 168 tests

Health, admin, auth, panel, followup scenarios. SQLite async in-memory dla szybkości

Health, admin, auth, panel, followup scenarios. SQLite async in-memory for speed

Roadmap

Co dalej po pilocie

What's next after the pilot

AI Diagnosta

AI Diagnostician

Na podstawie marki, modelu i objawów Perplexity sugeruje możliwe przyczyny i orientacyjny koszt naprawy.

Based on the make, model and symptoms, Perplexity suggests possible causes and an estimated repair cost.

Zamawianie części

Parts ordering

Integracja z Inter Cars i innymi dostawcami. Wycena z katalogu, zamówienie z poziomu panelu.

Integration with Inter Cars and other suppliers. Catalogue pricing, order from within the panel.

VIN scan + TecDoc

OCR tabliczki znamionowej. Automatyczny lookup części zamiennych po numerze VIN.

VIN plate OCR. Automatic parts lookup by VIN number.

Alternatywny kanał komunikacji z klientem. Te same automatyzacje, inny medium.

Alternative customer communication channel. Same automations, different channel.

Pamięć warsztatu (Vector DB)

Workshop memory (Vector DB)

Każde zlecenie, rozmowa i notatka trafia do wektorowej bazy wiedzy warsztatu. Mechanik pyta w czacie: "na czym tracę najwięcej czasu?", "co ostatnio robiliśmy z tym Passatem?", "ile rozrządów w tym miesiącu?" AI odpowiada na podstawie pełnej historii. Raporty, wzorce, analizy bez ręcznego szukania.

Every job, call and note goes into the workshop's vector knowledge base. Mechanic asks in chat: "where am I losing the most time?", "what did we last do with that Passat?", "how many timing belts this month?" AI answers based on the full history. Reports, patterns, analysis without manual searching.